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Jueves, 23 de noviembre de 2017

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Revista Española de Sanidad Penitenciaria
 
 
 
 
 

Normas de organización de los Congresos y/o Jornadas de la SESP

 ELECCION DE CANDIDATURAS

Las propuestas para la celebración de congresos o jornadas se remitirán a la Junta Directiva de la SESP con una antelación de dos años sobre la edición del congreso o jornadas a cuya candidatura se aspira, haciendo constar lugar, fechas y comité organizador propuesto, al menos en lo que respecta a sus máximos responsables: Presidente, Secretario y Tesorero.

La Junta valorará especialmente el compromiso con el Congreso ó Jornada de las instituciones locales y provinciales donde éste vaya a celebrarse.

 APROBACIÓN,SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN

La Junta Directiva estudiará las propuestas presentadas en tiempo y forma  eligiendo a una de ellas teniendo en cuenta su programa científico e infraestructura, así como diversas razones coyunturales.

La candidatura seleccionada y los motivos que han llevado a la Junta Directiva a dicha elección se comunicará a la Asamblea Ordinaria de socios. Si no hay objeciones, el Presidente emitirá un certificado encargando oficialmente la organización del Congreso o Jornada a la candidatura seleccionada y se hará entrega de una copia del presente reglamento para su obligatorio seguimiento.

 ORGANOS RECTORES

Junta Directiva de la SESP

El máximo Órgano Rector lo constituye la Junta Directiva de la Sociedad Española de Sanidad Penitenciaria, la cual deberá aprobar las propuestas científicas, organizativas y económicas, reservándose el derecho de presentar enmiendas o propuestas en cada una de las áreas. Dicho derecho deriva de la responsabilidad que asume dicha Junta frente al pleno de la sociedad, así como ante aquellas instituciones de carácter nacional o planes autonómicos que puedan respaldar y colaborar en la financiación del evento.

El Presidente de la Junta Directiva de la SESP, o la persona en la que delegue, tendrá voz y voto en las reuniones del Comité Organizador del evento.

Un representante de la Junta Directiva de la SESP formará parte como vocal del Comité Organizador y tendrá como función, entre otras, la de portavoz ante dicha Junta.

Los miembros representantes de la Junta Directiva tendrán derecho a veto en aspectos fundamentales que afecten a la SESP, aspectos entre los que se encuentran las relaciones institucionales, y las relaciones con la Industria farmacéutica respecto al patrocinio.

La Junta Directiva podrá en los congresos de la SESP y en  circunstancias especiales centralizar el aporte económico, legando a acuerdos con patrocinadores que cubran mas de un congreso. Estos acuerdos deberán ser respetados por los C.O.

La Junta velará para que los organizadores cuenten con la página web de la SESP a su disposición, de cara a una más completa información. También divulgará la convocatoria del Premio de Sanidad Penitenciaria a través de la Revista de Sanidad Penitenciaria, del Boletín de la Sociedad y de carta a los socios.

Comité Organizador

Estará compuesto por un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario, un
Tesorero y cuantos vocales se estimen necesarios para garantizar la operatividad del comité.

Este incluirá siempre como vocales al Presidente y  a un miembro de la Junta Directiva de la SESP, que tendrá entre otras funciones la de portavoz ante la misma. Estos podrán vetar decisiones del CO que entienda no se corresponden con el parecer de la Junta Directiva de la SESP. Deberá poner el asunto en conocimiento de la Junta Directiva, quien tomará la decisión definitiva sobre el particular.

Todos los miembros del C.O que trabajen en la sanidad penitenciaria y cumplan criterios según los estatutos para ser socios, deberán, al día de composición oficial del mismo, ser socios de la SESP y estar al corriente del pago de las cuotas.

El C. O celebrará las reuniones periódicas que estime necesarias, de las que se hará un acta para  facilitar el seguimiento del proceso al propio comité y  la coordinación con la Junta Directiva. El Comité organizador se interesará ante la autoridad que proceda por la declaración de las jornadas como de interés científico.

Comité Científico

Sus miembros serán propuestos por el comité organizador y conocido por la Junta Directiva.

Dicho comité será exclusivamente responsable de la calidad científica de las participaciones, ponencias y comunicaciones, así como si el C.O lo considera conveniente servir de Jurado del premio de la SESP. Serán miembros natos del Comité Científico el primer firmante del trabajo ganador del premio de la SESP otorgados en el Congreso anterior y otro designado por la Junta Directiva.

Comité de Honor

Sus miembros serán propuestos por el C.O. y conocido por la Junta Directiva.
Se establecerá de acuerdo a las normas protocolarias vigentes.

 PROCESO DE ORGANIZACIÓN

A partir del momento en que su candidatura haya quedado formalmente elegida, los organizadores deberán seguir los siguientes procedimientos, respetando determinados aspectos formales para garantizar la buena marcha del congreso o jornadas, así como el mantenimiento de una misma línea estructural dentro de las sucesivas ediciones de las mismas

Secretaria Técnica

La secretaría técnica será la que en ese momento tenga contractualmente acordado con la Junta Directiva la organización del congreso y le corresponde a ella la fiscalización del presupuesto y la organización de la infraestructura que proponga el C.O.

Programa

El C.O deberá presentar a la Junta Directiva con una antelación mínima de seis meses en el caso de las jornadas y doce meses en el caso de los congresos, un proyecto de programa con temas específicos, ponencias y ponentes propuestos, así como su distribución temporal dentro del mismo.

En el caso del Congreso se procurará incluir algún espacio formativo (talleres, seminarios,...), paralelo a la celebración del congreso, de plazas limitadas e inscripción independiente del congreso. Asimismo, tanto en Congresos como en Jornadas, deberán preverse espacios para reuniones de los Grupos de Trabajo de la Sociedad que lo soliciten previamente. Esta solicitud deberá realizarse como mínimo tres meses antes de la celebración del Congreso.

El programa propuesto tendrá que ser conocido por la Junta Directiva antes de invitar formalmente a los ponentes o coordinadores de talleres y distribuir el contenido del mismo. En este programa bastará con que figuren los temas que se prevé tratar. En el caso de Congreso se editará un segundo programa, al menos, nueve meses antes de las fechas previstas para su celebración donde se aportará el título de las ponencias previstas. Si no se han publicado antes, en este avance de programa se deberán publicar las “Normas para la presentación de comunicaciones”, así como el plazo límite para ello.

El programa definitivo se distribuirá al menos tres meses antes del evento y en el deberá estar todo cerrado. En las sucesivas ediciones del programa o al menos a partir del segundo avance, constarán también las tasas de inscripción y se hará constar de forma destacada la información sobre los talleres, si estos se fueran a celebrar. Al menos en el programa definitivo, deberán constar también los actos sociales, así como un listado de alojamientos disponibles y sus tarifas.

En el programa definitivo aparecerán especificados los horarios, incluyendo  diversas actividades de la sociedad, tales como asamblea ordinaria y extraordinaria de socios, entrega del premio de la SESP,...En el caso de que exista programa social, éste deberá distribuirse aparte aunque simultáneamente al científico. En los sucesivos avances del programa constarán los plazos y condiciones para la presentación de trabajos, quedando también especificado el plazo que se reserva el comité científico para seleccionar los materiales y responder a quienes hayan enviado un resumen.

Web

Toda la información que se vaya generando acerca de las jornadas o congreso, deberá aparecer en la web del acto, que incluirá una nueva página dedicada exclusivamente al evento en cuestión.

Relación con los ponentes

La relación con los ponentes es potestad del C.O.

Relación con los patrocinadores

La financiación o patrocinio de las jornadas o congreso no puede suponer en ningún caso una servidumbre con respecto a su contenido científico y/o selección de ponentes. En las relaciones con la Industria, se velará para que se de igual oportunidad de colaboración a todas las industrias interesadas, y se mantendrán las directrices de la Junta Directiva al respecto.

Será potestad del Comité Organizador y/o Científico establecer dichas normas.
 
El texto de ponencias y comunicaciones será publicado en la RESP como número extraordinario o suplemento a distribuir durante el Congreso. Si ello no fuera posible, el CO podrá disponer de unas y otras para elaborar el Libro Oficial de Ponencias y Comunicaciones del Congreso.

Presentación y selección de Comunicaciones y Trabajos

Será potestad del Comité Organizador y/o Científico el establecer las normas por las que se regirán tanto la presentación de comunicaciones y trabajos así como la selección de los mismos. El texto de ponencias y comunicaciones será publicado en la RESP como número extraordinario o suplemento a distribuir durante el Congreso. Si ello no fuera posible, el CO podrá disponer de unas y otras para elaborar el Libro Oficial de Ponencias y Comunicaciones del Congreso.

Diseño de Materiales

La elección del lema y logotipo del evento así como la elección de los diferentes materiales de trabajo que se entreguen a los congresistas, será potestad del Comité Organizador.

 PRESUPUESTO

Se abrirá una cuenta a nombre de dichas jornadas o congreso con el CIF de la SESP, con firmas mancomunadas del tesorero y presidente, así como con una firma y conocimiento del presidente y Tesorero de la SESP.

Se desglosarán los siguientes apartados:

  • Gastos iniciales de funcionamiento del CO: se aprobarán en junta directiva cuando se haya admitido la candidatura y se considerarán los gastos de correo, reuniones previas, gastos de teléfono, papelería, material de oficina, logo, preprograma,... contando con el adelanto inicial de fondos que determinará la Junta Directiva, según peticiones del CO. Este adelanto deberá ser devuelto en su totalidad a la SESP en el momento en que el CO considere posible y oportuno.

  •  El CO deberá elaborar una petición de subvenciones para los distintos organismos oficiales que puedan contribuir a la financiación de las jornadas o congresos y que constará de los siguientes apartados:
    • Denominación de las jornadas
    • Objetivo de las mismas
    • Población a las que van dirigidas
    • Preprograma y contenido de las mismas
    • Presupuesto
  • Definición del presupuesto de las jornadas o congreso.
  • Gastos del Comité Organizador.

Se deben de pagar y cobrar las facturas en su debida forma y correctamente redactadas, a nombre de la sociedad, con su CIF y domicilio fiscal, tanto de la sociedad como del proveedor, persona  o institución que la emita. Hay que tener siempre presente que las justificaciones de los gastos se ciñe a las partidas asignadas a la petición de cada subvención.

 MEMORIA

En los tres meses subsiguientes a la celebración de las jornadas o congreso, los organizadores de las mismas, presentarán una memoria con el balance científico y social del evento.

El superávit que se pudiera generar en un Congreso o Jornada, una vez satisfechas todas las obligaciones del Comité Organizador, pasará a disposición de la Sociedad Española de Sanidad Penitenciaria. La Junta Directiva valorará las propuestas que en su caso haga el Comité Organizador al respecto, pero será ella la que tome la decisión definitiva

Habrá que cerrar las cuentas en el plazo máximo de un año a partir de la finalización de las jornadas o congreso.



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Tel +34.93.238.7455 - Secretaría técnica: congresosbcn@ireviajes.es
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